Istilah eksekutif dalam pembahasan ini diterapkan untuk pengertian yang
agak bebas. Tidak terdapat suatu garis batas yang jelas memisahkan
eksekutif dari para pimpinan atau manajer lain. Istilah ini digunakan
untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi
yang berpengaruh kuat dalam sebuah institusi/lembaga/departemen.
Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah
executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive
information system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya.
Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis
komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem
ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Di
sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai
kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem komunikasi,
otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia.
ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu
organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan
tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu,
menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif;
menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau
grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres,
dan melacak data dan informasi kritikal.
Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian,
menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors),
akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting),
penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.
Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci
atas informasi ringkas. Sebagai contoh, seorang eksekutif puncak dapat
memantau kemajuan fisik proyek pembangunan gedung dari waktu ke
waktu bahkan sampai ke detail pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Kemudian jika terjadi suatu rencana penyelesaian pekerjaan yang tidak
sesuai jadwal langsung dapat dicari penyebabnya, dengan ESS, sang
eksekutif tersebut dapat melihat peta jalur distribusi bahan baku sampai
ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.
Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,
yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak,
faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Dengan status
akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhir
mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat
dilakukan secara harian atau setiap jam .
Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat
menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya.
Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan fungsi
yang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis
dengan menggunakan agen intelejen.
Dengan adanya pelaporan eksepsi, top eksekutif dapat memberikan
perhatian khusus atas perbedaan yang terjadi dengan standar yang ada.
Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannya
pada suatu keadaan atau kinerja yang buruk.
Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi
juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning
untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk.
Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah
informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan
kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan
pengembangan dari teknologi hypertext).
Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS,
sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim
laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau
memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar